TUTULMASI ZORUNLU TİCARİ DEFTERLER
Soner ALTAŞ
Dünya Gazetesi, 8 Eylül 2011
Bir önceki yazımızda, yeni Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defter tutma zorunluluğu üzerinde durulmuş idi. Bu yazımızda ise, yeni TTK’nın tutulmasını zorunlu tuttuğu ticari defterler ile defter tutulmasında uyulacak kurallar ele alınacaktır.
Bilindiği üzere, mevcut TTK’nın 66. maddesinin birinci fıkrasında, tacirler tarafından tutulması zorunlu olan defterler belirtilmiştir. Yeni TTK’nın 64. maddesinin beşinci fıkrasında ise “Yevmiye, defteri kebir ve envanter defteri dışında tutulacak defterler Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından bir tebliğ ile belirlenir.” denilmiştir.
Anılan hükümden, “yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defterinin” tutulmasının zorunlu olduğu, ancak, Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu tarafından bu defterler haricinde bazı defterlerin tutulmasının da zorunlu hale getirilebileceği anlaşılmaktadır.
Diğer yandan, yeni TTK’nın 64. maddesinin dördüncü fıkrasında “Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticarî defterlerdir.” denilmiştir. Böylece, uygulamada tartışmalı olan bir konuya YTTK ile açıklık getirilmiş, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi defterlerin ticari defter olduğu kabul edilmiştir.
Ticari defterlerin tutulmasında uyulması gereken kurallara ise yeni TTK’nın 65. maddesinde yer verilmiştir. Yeni TTK’nın öngördüğü bu kuralları şu şekilde sıralayabiliriz:
– Ticari defterler ve gerekli diğer kayıtlar Türkçe tutulmak zorundadır. Ticari defterlerde ve kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları açıkça belirtilmelidir.
– Ticari defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılmalıdır.
– Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler Kanuna göre yasaktır.
– Ticari defterler ve gerekli diğer kayıtlar, olgu ve işlemleri saptayan belgelerin dosyalanması şeklinde veya veri taşıyıcıları aracılığıyla tutulabilir. Yani, yeni TTK, tacirlere, kayıtları, olguları ve işlemleri içeren ve aynı zamanda da kanıtlayan belgelerin saklanmasında ikili seçenek sunmaktadır. Birincisi fizikî dosyalama, ikincisi ise veri taşıyıcılarının kullanılmasıdır. “Veri taşıyıcıları” terimi, özellikle mikrofişleri, CD’leri, magnetleri ve elektronik ortamı ifade eder. Ancak, muhasebenin bu tutuluş biçimleri ve bu konuda uygulanan yöntemler Türkiye Muhasebe Standartlarına uygun olmak zorundadır.
– Ticari defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır.