Pay defteri; kanunen tutulması zorunlu olan, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı bir ticari defterdir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir. Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:

a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,

b) Pay sahibinin iletişim bilgileri,

c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,

ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,

d) Payın nominal değeri,

e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,

f) Payın tertibi,

g) Payın edinme tarihi,

ğ) Deftere kayıt tarihi,

h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,

ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.

Limited şirketlerde ise pay defterine ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılır.

Her pay sahibi/ortak defterde ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir. Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılamaz.

Yeri gelmişken pay defteri tutmanın ve onaylatmanın önemi ile cezaî boyutuna da değinelim. Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler tarafından pay defterinin hiç tutulmaması veya pay defteri bulunmakla birlikte içerisinde hiçbir kayda yer verilmemesi hallerinde, sorumlulara 6 bin TL’den 73 bin TL’ye kadar adlî para cezası verilir. Pay defterinin açılış onayı yaptırılmadan kullanılması durumunda ise, şirkete, 5 bin 209 TL’den 15 bin 627 TL’ye kadar idarî para cezası verilir.

Kaynak: http://www.dunya.com/yorum-inceleme/pay-defterine-hangi-hususlar-kaydedilmelidir-296126h.htm