HAZİRUN LİSTESİNDE NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR?
Soner ALTAŞ
Dünya Gazetesi, 25 Ağustos 2012
Bir okurumuz soruyor: Anonim şirket yönetim kurulu olarak hazirun listesini hazırlarken nelere dikkat etmeliyiz? Yeni Türk Ticaret Kanunu bu konuda eski kanundan farklı bir düzenleme getirmekte midir?
Hazirun listesi tabiri eski Türk Ticaret Kanunu’nda kullanılmakta idi, yeni Türk Ticaret Kanunu’nda ise bu belge için “Hazır Bulunanlar Listesi” tabiri kullanılmaktadır. Hazır bulunanlar listesi nedir, öncelikle onu açıklayalım. Genel kurul toplantısına katıların imzaladığı listeye “Hazır Bulunanlar Listesi” denilir. Bu liste, aslında imzalanana kadar “genel kurula katılacaklar listesi” mahiyetindedir. Genel kurul toplantısında hazır bulunanlar tarafından imzalandıktan sonra Hazır Bulunanlar Listesi olur.
Hazır bulunanlar listesi, anonim şirket yönetim kurulu tarafından hazırlanır. Peki, yönetim kurulu bu listeyi düzenlerken nelere dikkat etmelidir? Yeni TTK, bu konuda kayden izlenen paylar ile kayden izlenmeyen paylar, daha doğrusu pay senetleri borsada işlem gören ile görmeyen anonim şirket bazında ikili bir ayrıma gitmiştir.
Pay senetleri borsada işlem gören anonim şirketlerde, Yönetim kurulu, Sermaye Piyasası Kanununun 10/A maddesi uyarınca genel kurula katılabilecek kayden izlenen payların sahiplerine ilişkin hazır bulunanlar listesini, Merkezi Kayıt Kuruluşundan sağlayacağı “paysahipleri çizelgesi”ne göre düzenler.
Pay senetleri borsada işlem görmeyen halka açık anonim şirketler ile kapalı anonim şirketlerde ise, yönetim kurulu, hazır bulunanlar listesini düzenlerken, senede bağlanmamış bulunan veya nama yazılı olan paylar ile ilmühaber sahipleri için pay defteri kayıtlarını, hamiline yazılı pay senedi sahipleri bakımından da giriş kartı alanları dikkate alır.
Her iki halde de, hazır bulunanlar listesi, düzenlendikten sonra yönetim kurulu başkanı tarafından imzalanır ve toplantıdan önce genel kurulun yapılacağı yerde bulundurulur.
Listede, özellikle, paysahiplerinin ad ve soyadları veya unvanları, adresleri, sahip oldukları pay miktarı, payların itibarî değerleri, grupları, şirketin esas sermayesi ile ödenmiş olan tutar veya çıkarılmış sermaye, toplantıya aslen ve temsil yoluyla katılacakların imza yerleri gösterilir.
Listenin hazırlanması konusundaki sorumluluk tamamıyla şirket yönetim kuruluna aittir. Bu nedenle, Yönetim Kurulu hazır bulunanlar listesinin genel kurul toplantı gününden bir gün önce hazırlanabilmesi için gerekli önlemleri almalıdır.