BÜLTEN

(2015/5)

Anonim Şirketlerde Olağan Genel Kurul Toplantıları

 

Tarih	:	14/05/2015
Sayı	:	2015/5
Konu	:	Anonim şirketlerin olağan genel kurul toplantıları hk.

15 SORUDA ANONİM ŞİRKET OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTILARI

Tüm anonim şirketlerde genel kurulun senede en az bir kez toplantı yapması gerekiyor. Bu yazımızda, olağan genel kurul toplantısı olarak adlandırılan bu toplantıya hazırlanırken ve toplantıyı yaparken nelere dikkat edilmesi gerektiği ele alınmaktadır. İşte 15 soruda anonim şirket olağan genel kurul toplantıları:

1. Olağan Genel Kurul Toplantısı Nedir ve Ne Zaman Yapılır?

Olağan genel kurul toplantısı; yönetim kurulu üyelerinin seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere her hesap dönemi için yapılan toplantılardır. Olağan genel kurul toplantısının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması gerekmektedir. Dolayısıyla, hesap dönemi takvim yılı olan anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantılarının hesap dönemini izleyen yılın ilk üç ayı içinde -yani bu senenin en geç Mart ayı sonuna kadar yapılması gerekiyor.

2. Olağan Genel Kurul Toplantısı Nerede Yapılır?

Eğer şirket esas sözleşmesinde aksine bir hüküm yok ise, genel kurul, şirket merkezinin bulunduğu yerde toplanır. Şirket merkezinin bulunduğu yerde toplantının hangi adreste yapılacağı esas sözleşmede özel olarak belirtilmemişse, bunu belirleme yetkisi toplantı çağrısı yapanlara aittir. Toplantının, şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi sınırları dışındaki başka bir yerde veya yurt dışında yapılabilmesi için bunun esas sözleşmede açıkça düzenlenmesi gerekir.

3. Genel Kurulu Olağan Toplantıya Kimler Davet Eder?

Genel kurulu toplantıya davet etme görev ve yetkisi kural olarak anonim şirket yönetim kuruluna aittir. Yönetim kurulu, süresi dolmuş olsa dahi, genel kurulu toplantıya çağırabilir. Ancak, yönetim kurulunun devamlı olarak toplanamaması veya toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması yahut mevcut olmaması durumlarında, paysahiplerinden biri de mahkemeye müracaat edip izin almak suretiyle genel kurulu toplantıya çağırabilir.

4. Paysahipleri Olağan Genel Kurul Toplantısına Ne Zaman ve Nasıl Çağrılır?

Paysahipleri, olağan genel kurul toplantısına, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla, şirket esas sözleşmesinde başkaca çağrı usulleri belirtilmişse (örneğin; yerel gazete ile ilan) bu şekilde ve internet sitesi açmakla yükümlü olan şirketlerce internet sitelerinde yayımlanan ilanla çağrılırlar. Çağrı, toplantıya elektronik ortamda katılma sistemini uygulayan şirketlerde elektronik genel kurul sisteminde de yapılır. Bu ilanların yanısıra, “toplantı günü ile gündemin” ve “ilânın çıktığı veya çıkacağı gazetelerin”, pay defterinde yazılı paysahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya paysahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren paysahiplerine, iadeli taahhütlü mektupla da bildirilmesi gerekmektedir. Ancak, pay senetleri halka arzedilmiş sayılan anonim şirketlerin “nama yazılı olarak ihraç edilmiş olup da, borsalarda veya teşkilatlanmış diğer piyasalarda devamlı işlem gören hisse senetleri” sahiplerine iadeli taahhütlü mektup gönderilmesi zorunlu değildir. Genel kurul toplantısına çağrının, ilân ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılması şarttır. Örneğin; 20 Mart 2013 tarihinde yapılacak genel kurula ilişkin çağrının, en geç 4 Mart 2013 tarihinde ilan ve tebliğ edilmesi gerekir.

5. Olağan Genel Kurul Toplantısına Çağrı İlanında Hangi Hususlara Yer Verilir?

Genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin ilanlarda ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda; “toplantı günü ve saati; toplantı yeri; gündem; gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddenin/maddelerin eski ve yeni şekilleri; çağrının kimin tarafından yapıldığı; ilk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya çağrılıyor ise, erteleme sebebi ile yapılacak toplantıda yeterli olan toplantı nisabı; finansal tabloların, konsolide finansal tabloların, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunun, denetleme raporunun ve yönetim kurulunun kâr dağıtım önerisinin şirket merkez ve şube adresleri belirtilmek suretiyle anılan adreslerde pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulduğu” belirtilir. İlanda, ayrıca, genel kurul toplantısında kendisini vekil vasıtasıyla temsil ettirecekler için vekâletname örneğine de yer verilir.

6. Genel Kurul Toplantısının Gündeminde Hangi Hususlara Yer Verilir?

Olağan genel kurul toplantısının gündeminde sırasıyla şu hususlar bulunur:

a) Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.

b) Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.

c) Denetçi raporlarının okunması.

ç) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki.

d) Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.

e) Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.

f) Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi.

g) Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması.

ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti.

h) (Bağımsız denetime tabi şirketlerde) Denetçinin seçimi.

ı) (Açıkca belirtilmek kaydıyla) Lüzum görülecek sair hususlar.

Bu sene yapılacak genel kurul toplantılarına özgü olarak, genel kurulun çalışma esas ve usullerine ilişkin kuralları içeren iç yönergenin onaylanması ve eğer olağan genel kurulda görüşülecekse şirket esas sözleşmesinin yeni TTK’ya uyumlaştırılması amacıyla yapılacak esas sözleşme değişikliklerinin karara bağlanması hususları da gündeme konulur.

7. Azlık Pay Sahipleri Gündeme Madde Ekletebilirler mi?

Kapalı anonim şirketlerde “sermayenin en az onda birini”, halka açık şirketlerde ise “sermayenin en az yirmide birini” oluşturan paysahipleri “azlık” olarak kabul edilmektedir. Dolayısıyla, kapalı anonim şirketlerde sermayenin en az %10’unu, halka açık şirketlerde ise sermayenin en az %5’ini oluşturan paysahipleri, “gerektirici sebepleri ve gündemi” yazılı olarak belirtmek koşuluyla yönetim kurulundan; karara bağlanmasını istedikleri konuları olağan genel kurul gündemine koymasını isteyebilirler. Ancak, gündeme madde konulması talebinin noter aracılığıyla yapılması gerekir.

8. Olağan Genel Kurul Toplantısında Hangi Belgeler Hazır Bulundurulur?

Genel kurul toplantı yerinde; “şirketin esas sözleşmesi; pay defteri; toplantıya çağrının yapıldığını gösteren gazete ve diğer belgeler; yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu; denetçi raporu; finansal tablolar; gündem; gündemde esas sözleşme değişikliği varsa, izne tabi şirketlerde Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısı, diğer şirketlerde ise yönetim kurulunca hazırlanmış değişiklik tasarısı; hazır bulunanlar listesi; genel kurul erteleme üzerine toplantıya çağrılmışsa bir önceki toplantıya ilişkin toplantı tutanağı” hazır bulundurulur

9. Olağan Genel Kurul Toplantısında Bakanlık Temsilcisi Bulundurulur mu?

6762 sayılı eski Ticaret Kanunu, herhangi bir ayrıma gitmeksizin, bütün anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisinin (Bakanlık Komiseri veya Hükümet Komiseri diye de anılmaktaydı) bulunmasını şart koşmaktaydı. Yeni TTK’ya göre ise;

a) TTK’nın 333. maddesi gereği kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında,

b) Bunların dışında kalan diğer şirketlerde ise, gündeminde; “sermayenin arttırılması; sermayenin azaltılması; kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi; kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması; kayıtlı sermaye tavanının arttırılması; faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği; birleşme, bölünme, tür değişikliği” konuları bulunan genel kurul toplantılarında,

c) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında,

d) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında,

Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur. Yukarıda belirtilenlerin dışındaki genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Örneğin; TTK m.333 kapsamına girmeyen ancak 2013 yılında yapacağı olağan genel kurul toplantısında adî gündem yanında sermayenin artırılması hususunu görüşecek olan anonim şirketlerce Bakanlık Temsilcisi talebinde bulunulması gerekir. Genel kurul toplantısı eğer yurt içinde yapılacak ise, Bakanlık temsilcisi, toplantının yapılacağı ildeki Ticaret Müdürlüğü’nden, yurtdışında yapılacak ise Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü’nden talep edilir.

10. Paysahipleri Olağan Genel Kurul Toplantısına Elektronik Ortamda Katılabilirler mi?

Evet, anonim şirket paysahiplerinin elektronik ortam üzerinden genel kurula katılmaları ve oy kullanmaları mümkündür. Ancak, bu imkandan faydalanabilmek için, anonim şirketlerin Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanıp yürürlüğe konulan Anonim Şirketlerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelikteki genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmü örneğini aynen esas sözleşmelerine almaları gerekmektedir. Eğer, esas sözleşmede anılan hüküm yoksa, paysahipleri olağan genel kurul toplantısına online olarak katılamazlar. Ancak, halka açık şirketlerde durum farklıdır. 1 Ekim 2012 tarihi itibariyle, genel kurullara elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sisteminin uygulanması, pay senetleri borsaya kote edilmiş şirketlerde zorunlu hâle gelmiştir. Dolayısıyla, pay senetleri borsada işlem gören şirketlerin paysahipleri, Merkezi Kayıt Kuruluşu (MKK)’nun sağladığı sistem üzerinden şirketin olağan genel kurul toplantısına elektronik ortam üzerinden katılabilirler.

11. Paysahipleri Olağan Genel Kurul Toplantısına Temsilci Vasıtasıyla Katılabilirler mi?

Paysahibinin, genel kurula bizzat kendisinin katılması genel ilkedir. Ancak, paysahibi, katılamadığı genel kurullara, temsilcisi olarak paysahibi olan ya da olmayan bir kişiyi de yollayabilir. Bu amaçla düzenlenecek vekaletnamede; şirketin unvanı, vekaletnamenin ait olduğu genel kurul toplantısının tarihi, vekilin adı ve soyadı, pay sahibinin pay adedi ile adı ve soyadı veya unvanı ve imzasının bulunması şarttır. Bu bilgilerden herhangi biri bulunmayan vekâletnameler geçersiz sayılır.

12. Olağan Genel Kurul Toplantısı Hangi Hallerde Yapılamaz?

Bakanlık Temsilcisinin bulunması gereken genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisinin bulunmaması; çağrısız ya da Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ile çağrısı yapılmadan toplanan genel kurullarda tüm pay sahiplerinin asaleten veya temsilen hazır bulunmaması veya tüm pay sahiplerinin asaleten veya temsilen hazır bulunmalarına rağmen aralarından birinin toplantının yapılmasına itirazda bulunması; toplantının yapılmasının mahkeme kararıyla durdurulması hallerinde genel kurul toplantısı yapılamaz. Esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerde değişikliğe ilişkin iznin alınmamış olması halinde ise, toplantı yapılır, ancak gündemde yer alan esas sözleşme değişikliği görüşülemez.

13. Olağan Genel Kurul Toplantısı Hangi Hallerde Ertelenir?

Genel kurul toplantısı başlamadan önce, Kanunda ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması halinde toplantı ertelenir. Kolluk güçlerinin ve varsa Bakanlık temsilcisinin görüşü alınmak suretiyle toplantının güvenlik açısından sağlıklı bir şekilde yapılamayacağının anlaşılması üzerine de genel kurul toplantısı, toplantı başkanlığı tarafından ertelenebilir.

14. Olağan Genel Kurul Çağrı Yapılmaksızın Toplanıp Karar Alabilir mi?

Evet, toplanıp karar alabilir. Uygulamada yeterince bilinmeyen istisnai bir düzenlemedir. Bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı var olduğu sürece karar alabilirler. Örneğin; beş paysahipli bir anonim şirkette bütün paysahiplerinin veya temsilcilerinin bir araya gelmesi ve içlerinden hiçbirisinin toplantının bu şekilde yapılmasına itirazının olmaması gerekir. Çağrısız olarak toplanan bu genel kurullarda, gündeme madde eklenmesi, toplantıya katılanların oybirliği ile alınır.

15. Paysahipleri Olağan Genel Kurul Toplantısında Alınan Kararların İptalini Dava Konusu Edebilirler mi?

Evet, paysahipleri, kanuna, esas sözleşme hükümlerine ve özellikle dürüstlük kuralına aykırı olan genel kurul kararları aleyhine, karar tarihinden itibaren üç ay içinde, şirket merkezinin bulunduğu yerdeki asliye ticaret mahkemesinde iptal davası açabilirler. Ancak, toplantıda hazır bulunan paysahiplerinin genel kurul kararı aleyhine iptal davası açabilmeleri için, karara olumsuz oy vermiş olmaları ve de bu muhalefetlerini toplantı tutanağına geçirtmeleri gerekir. Yoksa, toplantıda hazır bulunmak tek başına iptal davası açma hakkı vermez. Bunun yanında, toplantıda hazır bulunsun veya bulunmasın, olumsuz oy kullanmış olsun ya da olmasın, her paysahibi, çağrının usulüne göre yapılmaması, gündemin gereği gibi ilân edilmemesi, genel kurula katılma yetkisi bulunmayan kişilerin veya temsilcilerinin toplantıya katılıp oy kullanmaları ya da genel kurula katılmasına ve oy kullanmasına haksız olarak izin verilmemesi durumunda, bu aykırılığın ya da aykırılıkların genel kurul kararının alınmasında etkili olduğunu ileri sürerek iptal davası açabilirler.