Anonim Şirketlerde Olağan Genel Kurul Toplantısı Çağrısız Olarak Yapılabilir Mi?
Soner ALTAŞ
Mali Çözüm Dergisi, Sayı: 127
Anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması yasal bir zorunluluktur. Olağan genel kurul toplantısının çağrılı olarak yapılması, toplantıya çağrının Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmesi, pay sahiplerine davet mektubu gönderilmesi, hatta şirket esas sözleşmesinde hüküm varsa ulusal ve yerel gazetelerde çağrı ilanının yayımlanması gibi usule ilişkin birtakım işlemlerin yerine getirilmesini zorunlu kılmaktadır. Oysa, anonim şirketlerin, zaman alıcı ve maliyet doğurucu bu işlemlerle uğraşmadan, olağan genel kurul toplantılarını çağrısız olarak yapmaları, böylece yasal yükümlülüklerini daha hızlı ve kolay bir şekilde yerine getirmeleri mümkündür. Bu çalışmada, özellikle aile şirketi hüviyetinde veya az ortaklı olan anonim şirketlerce başvurulabilecek bir yöntem olan olağan genel kurul toplantısının çağrısız olarak yapılmasına dair koşullar ve bu toplantılarda dikkat edilmesi gereken hususlar üzerinde durulacaktır.
1.GİRİŞ
2014 yılı Haziran ayı itibariyle ülkemizdeki ticaret şirketi sayısı 850.548’dir ve bunların 94.828 adedini anonim şirketler oluşturmaktadır. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK)’na göre, anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması zorunludur(TTK, m.409/f.1). Bu çerçevede, hesap dönemi takvim yılı olan anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantılarının hesap dönemini izleyen yılın ilk üç ayı içinde (örneğin; 2014 yılına ait olağan genel kurul toplantısının en geç 2015 yılı Mart ayı sonuna kadar), özel hesap dönemi olan şirketlerde ise hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde (örneğin; hesap dönemi 1 Haziran-31 Mayıs olan şirketlerde 2015 yılının Haziran, Temmuz ve Ağustos ayları içerisinde) yapılması gerekir.
Anonim şirket genel kurulu, olağan toplantıya, Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilânla, şirket esas sözleşmesinde gösterilen şekilde ve eğer şirket bağımsız denetime tabi ise şirketin internet sitesinde yayımlanacak ilanla çağrılır(TTK, m.414/f.1). Olağan genel kurul toplantısına çağrının, ilân ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılması şarttır (TTK, m.414/f.1).Ayrıca, olağan genel kurul toplantısının yapılacağı gün ile gündeminin ve genel kurul toplantısına çağrı ilânının çıktığı veya çıkacağı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nin tarihi ve sayısının, pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine, iadeli taahhütlü mektupla bildirilmesi de gerekmektedir (TTK, m.414/f.1). Bu yönüyle, anonim şirket genel kurulunun çağrılı olarak olağan toplantıya davet edilip karar alması, gündemin belirlenip ortaklara mektupla bildirilmesine ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmesine kadar birtakım kurallara uyulmasını gerektirmektedir. Oysa, anonim şirketlerde, zaman alıcı ve maliyet doğurucu bu işlemlerle uğraşmadan, olağan genel kurul toplantılarının çağrısız olarak yapılıp karar alınması mümkündür. İşte bu çalışmamızda, özellikle aile şirketi hüviyetinde veya az ortaklı olan anonim şirketlerce başvurulabilecek bir yöntem olan, olağan genel kurul toplantısının çağrısız olarak yapılmasına dair koşullar ve çağrısız olağan genel kurul toplantılarında dikkat edilmesi gereken hususlar üzerinde durulacaktır.
2.ANONİM ŞİRKETLERDE OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISINI ÇAĞRISIZ OLARAK YAPMANIN KOŞULLARI
Çağrısız genel kurul imkanı, TTK’nın 416ncı maddesinde düzenlenmiştir. Anılan maddeye göre; bütün payların sahipleri veya temsilcileri, aralarından biri itirazda bulunmadığı takdirde, genel kurula katılmaya ve genel kurul toplantılarının yapılmasına ilişkin hükümler saklı kalmak şartıyla, çağrıya ilişkin usule uyulmaksızın, genel kurul olarak toplanabilir ve bu toplantı nisabı varolduğu sürece karar alabilirler (TTK, m.416/f.1). Çağrısız olarak toplanan bu tür genel kurullarda, gündeme madde eklenmesi, toplantıya katılanların oybirliği ile alınır. Şirket esas sözleşmesinin bu konuda getirdiği aksine hükümler geçersizdir (TTK, m.416/f.2).
Dolayısıyla, anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının çağrısız olarak yapılabilmesi için iki koşul aranır. Bu koşulların birincisi, pay sahiplerinin tamamının toplantının çağrısız olarak yapılması konusunda anlaşması ve hiç-birinin toplantının çağrısız olarak yapılmasına itiraz etmemesidir. İkinci koşul ise, pay sahiplerinin tamamının veya temsilcilerinin genel kurul toplantısına katılması ve toplantı süresince hazır bulunmalarıdır. Diğer bir deyişle, genel kurulun çağrısız olarak toplanabilmesi için gerekli toplantı yetersayısı, şirket sermayesinin tamamına (%100’üne) sahip olan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıda hazır bulunmasıdır. Eğer bu şartlardan biri veya her ikisi de sağlanamazsa, örneğin beş ortaklı bir anonim şirkette ortaklardan biri olağan genel kurul toplantısının çağrılı olarak yapılmasında ısrar eder yahut genel kurul toplantısına katılmaz ve temsilci de göndermez ise, anılan toplantıda payların %99,99’u dahi temsil edilmiş olsa, olağan genel kurul toplantısı çağrısız olarak yapılamaz. Bu durumda, pay sahiplerinin tekrar her iki koşulu da sağlayarak çağrısız olarak toplanabilmesi için toplantı ileri bir tarihe ertelenebilir ya da genel kurul toplantısının çağrısız olarak yapılması mümkün görülmüyorsa, zorunlu olarak çağrı usulüyle olağan genel kurul toplantısının yapılması yoluna gidilir.
Olağan genel kurul toplantısını çağrısız olarak yapmanın sağladığı diğer bir kolaylık da, gündemin belirlenmesinde sağladığı esnekliktir. Çünkü, genel kurulun çağrısız olarak toplanması halinde, gündeme madde eklenmesi, toplantıya katılanların oybirliği ile alınır (TTK, m.416/f.2). Kanımızca, kolaylık sağlaması bakımından, çağrısız olağan genel kurul toplantısının gündemi, önceden yönetim kurulu tarafından belirlenip bütün pay sahiplerine bildirilmelidir. Ancak, pay sahiplerinin böyle bir bildirim olmadan bir araya gelip toplantı başlangıcında gündemi belirlemelerinin veya yönetim kurulu tarafından belirlenen olağan genel kurul toplantısının gündem maddeleri dışında gündem maddelerinin toplantıya katılanların oybirliği ile belirlenip müzakere edilmesinin ve karara bağlanmasının önünde yasal bir engel de bulunmamaktadır. Bu yönüyle bakıldığında, yönetim kurulunun gündeme almayı unuttuğu bir hususun toplantıda bulunan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin oybirliği ile gündeme alınıp karara bağlanması son derece kolay olacaktır. Ayrıca, önceden belirlenen gündem maddeleri dışında toplantıya katılan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin oybirliği ile gündem maddesi belirlenip görüşülmesi hususunun “gündeme bağlılık ilkesine” aykırılık teşkil etmeyeceğini belirtmekte fayda vardır.
3.ÇAĞRISIZ OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTISINDA UYULMASI GEREKEN KURALLAR
TTK’nın 416ncı maddesi ile tanınan çağrısız genel kurul imkanı, sadece çalışmamızın başında belirtilen çağrı prosedürün devre dışı bırakılması yönünde kolaylık sağlamaktadır. Yoksa, olağan genel kurul toplantısının çağrısız olarak yapılması, pay sahiplerinin genel kurul toplantısında hiçbir kurala tabi olmadan hareket edeceği ve karar alacağı anlamına gelmemektedir. Bu nedenle, çağrısız olağan genel kurul toplantısı yaparken dahi, bazı hususların yerine getirilmesi ve birtakım kurallara uyulması gerekir.
Bunlardan ilki, olağan genel kurul toplantısında görüşülecek gündem maddelerine ilişkindir. Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik(Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, 28.11.2012) (Yönetmelik )hükümlerine göre, anonim şirketin olağan genel kurul toplantısının gündeminde aşağıdaki hususların bulunması gerekmektedir (Yönetmelik, m.13/f.1):
a)Açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması.
b)Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi.
c)Denetçi raporlarının okunması.
ç) Finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki.
d)Yönetim kurulu üyelerinin ibrası.
e)Kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi.
f)Yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi.
g)Faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması.
ğ) Görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti.
h)Denetçinin seçimi.
ı) Lüzum görülecek sair hususlar .
Ayrıca, yapılan denetim sonucunda veya herhangi bir sebeple Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından şirket genel kurulunda görüşülmesi istenen konuların gündeme konulması zorunludur (Yönetmelik, m.13/f.5). Azlığın süresi içinde müracaat etmesi halinde, görüşülmesini istediği konular da yönetim kurulu tarafından gündeme alınır (Yönetmelik, m.13/f.4).
Ancak, dikkat edileceği üzere, yönetmelik hükmünde yer verilen gündem maddeleri olası hususlar da dikkate alınarak geniş bir şekilde düzenlenmiştir. Dolayısıyla, her olağan genel kurulun gündeminde bu hususların tamamına yer verilmesi şart değildir, mümkün de değildir. Örneğin; şirket geçmiş faaliyet dönemini zararla kapatmışsa (e), faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmemişse (g), yönetim kurulu üyelerinin görev süreleri sona ermemişse (ğ) bentlerindeki maddeleri olağan genel kurul toplantısının gündemine almaya gerek yoktur. Doğal olarak, olağan genel kurul gündemine sadece yukarıda belirtilen maddeler alınır diye bir kısıtlamadan bahsetmek de mümkün değildir. Dolayısıyla, bir önceki bölümdeki açıklamalarımız çerçevesinde, toplantıya katılan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin oybirliği ile gündeme, Kanun ve esas sözleşme gereği genel kurulun yetkisinde olan ve olağanüstü genel kurul toplantı gündemini oluşturan her türlü konu (örneğin; sermaye artırımı, şirket esas sözleşmesinin değiştirilmesi, vs) alınıp karara bağlanabilir.
Olağan genel kurul toplantısı çağrısız olarak yapılsa dahi, uyulması gereken bir diğer yükümlülük, bazı kişilerin ve belgelerin toplantı mahallinde hazır bulunmasıdır. Buna göre, anonim şirketin murahhas üyeleri ile en az bir yönetim kurulu üyesinin ve varsa denetçinin genel kurul toplantısında hazır bulunmaları gerekir (TTK, m.407/f.2). Ayrıca, çağrısız olağan genel kurul toplantısının yapılacağı yerde;
a)Şirketin esas sözleşmesi,
b)Pay defteri,
c)Yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporu, ç) (varsa) Denetçi raporu,
d)Finansal tablolar,
e)(Önceden belirlenmişse) Gündem,
f)Gündemde esas sözleşme değişikliği varsa, izne tabi şirketlerde Bakanlıktan alınan izin yazısı ve eki değişiklik tasarısı, diğer şirketlerde ise yönetim kurulunca hazırlanmış değişiklik tasarısı,
g)Hazır bulunanlar listesi,
fiziki ve/veya elektronik ortamda hazır bulundurulur (Yönetmelik, m.15). Yukarıda sayılan finansal tablolar ve konsolide tablolar bir yıl süre ile merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulur. Her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini
isteyebilir(TTK, m.437/f.1).
Çağrısız olağan genel kurul toplantısında dikkate edilmesi gereken hususlardan bir diğeri de, toplantıda Bakanlık Temsilcisi bulunmasına ilişkindir. Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin 32nci maddesine göre;
1)Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında,
2)Diğer şirketlerde ise, gündeminde;
a.Sermayenin arttırılması,
b.Sermayenin azaltılması,
c.Kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi,
d.Kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması,
e.Kayıtlı sermaye tavanının arttırılması,
f.Faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği,
g.Birleşme,
h.Bölünme,
i.Tür değişikliği
konuları bulunan genel kurul toplantılarında,
3)Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında,
4)Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında,
5)Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında
ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur. Yukarıda belirtilenlerin dışında kalan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması ise zorunlu değildir.
Yukarıda sayılanlardan, Bakanlık iznine tabi şirketler ile elektronik genel kurul sistemini benimseyen şirketleri hariç tutarsak, Bakanlık temsilcisi bulundurulması zorunlu olan genel kurul toplantıları, esasında olağan genel kurul toplantısı gündemi dışındaki konuları kapsamaktadır. Örneğin; kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olmayan bir anonim şirketin 2015 yılı Mart ayında çağrısız olarak yapacağı olağan genel kurul toplantısında, sadece Yönetmeliğin 13üncü maddesinin birinci fıkrasında belirtilen gündem maddelerini (yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi; denetçi raporlarının okunması; finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki; yönetim kurulu üyelerinin ibrası; kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi; yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi; denetçinin seçimi) görüşüp karara bağlayacak olması durumunda, bu toplantıda Bakanlık Temsilcisi bulundurulması gerekmeyecektir. Çağrısız olağan genel kurul toplantısında sermayenin artırılması hususu da görüşülecek ise, Bakanlık temsilcisi bulundurulması zorunluluğu doğacaktır. Buna karşılık; kuruluşu ve esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan beş ortaklı bir holding anonim şirket, olağan genel kurul toplantısını çağrısız olarak yapmak için gerekli her iki koşulu da sağlasa ve gündeminde sermaye artırımı, esas sözleşme değişikliği gibi konular olmasa dahi, toplantıda mutlak surette Bakanlık temsilcisi bulunduracaktır.
Çağrısız olağan genel kurul toplantısında göz ardı edilememesi gereken bir diğer husus ise karar alma yetersayılarına uyulmasıdır. TTK’ya göre, olağan genel kurul toplantısının gündeminde esas sözleşme değişikliği, sermayenin artırılması, azaltılması, birleşme, bölünme gibi daha ağır yetersayılar öngören maddeler yoksa ve şirket esas sözleşmesinde daha ağır bir yetersayı öngörülmemişse, anonim şirket genel kurulunun olağan olarak toplanabilmesi için şirket sermayesinin en az dörtte birine (%25’ine) sahip olan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin toplantıda hazır bulunması gerekir (TTK, m.418/f.1). Kararlar ise toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile verilir (TTK, m.418/f.2). Çağrısız genel kurulda, şirket sermayesinin tamamı toplantıda temsil edilmektedir. Bu çerçevede, çağrısız olağan genel kurulda toplantı yetersayısının %100 olması gerekmektedir. Yani, toplantı yetersayısı fazlaca sağlanmaktadır. Burada asıl önem arz eden husus, gerekli karar yetersayısının sağlanmasıdır. Kanun ise toplantıda hazır bulunan oyların çoğunluğu ile karar alınabileceğini belirtmektedir. Bu çerçevede, çağrısız olağan genel kurul toplantısında, kararların, toplantıda temsil edilen oyların salt çoğunluğu ile alınmasına dikkat etmek gerekir. Örneğin; beş ortaklı, esas sermayesi her biri 1 TL itibarî değerli 50.000 adet paya bölünmüş 50.000 TL sermayeli bir anonim şirkette, çağrısız olarak toplanan olağan genel kurulun karar alabilmesi için en az 25.001 oya sahip olan ortakların veya temsilcilerinin karar lehinde oy kullanması gerekir. Şirket esas sözleşmesinde değişiklik yapılmasına dair karar alınmasında da aynı yetersayı aranır. Bununla birlikte, toplantıda hazır bulunanların oybirliği ile gündeme daha ağır yetersayı gerektiren hususların alınması halinde, bunlara ilişkin karar yetersayılarının sağlanması gerekir. Örneğin; şirket merkezinin yurtdışına taşınması yönünde esas sözleşme değişikliği yapılabilmesi için, toplantıya katılanların oy birliği ile karar almaları (TTK, m.421/f.2); nama yazılı payların devrinin sınırlandırılması yönünde değişiklik yapılabilmesi için, şirket sermayesinin en az %75’ini oluşturan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oyu (TTK, m.421/f.3); şirketi sona erdirme kararı alınabilmesi için de sermayenin %75’ini temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin olumlu oyları gerekir(TTK, m.529/d).
Bu konuda belirtilmesi gereken son bir husus da, çağrısız olağan genel kurul toplantısına ilişkin tutanağın ilgili deftere kaydına ilişkindir. TTK’nın 64üncü ve Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ(Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, 19.12.2012)’in 5inci maddesine göre, anonim şirketler tarafından genel kurul toplantı ve müzakere defterinin tutulması yasal bir zorunluluktur. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, Tebliğ’in 11inci maddesinde, anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defter olarak tarif edilmiş ve bu defterin, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararların işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabileceği belirtilmiştir. Bu çerçevede, çağrısız genel kurul toplantısında sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar el yazısı ile doğrudan deftere işlenebileceği gibi, bilgisayarda hazırlanan toplantı tutanağının çıktısı alınıp imzalandıktan sonra da deftere yapıştırılabilir.
4.ÖZET VE SONUÇ
Türk Ticaret Kanunu’na göre, anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının çağrılı olarak yapılması durumunda, toplantıya çağrının genel kurul tarihinden en az iki hafta önce Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilmesi ve pay defterinde yazılı pay sahipleriyle önceden şirkete pay senedi veya pay sahipliğini ispatlayıcı belge vererek adreslerini bildiren pay sahiplerine iadeli taahhütlü mektupla bildirilmesi, ayrıca eğer şirket internet sitesi kurmakla yükümlü ise şirketin internet sitesinde yayımlanması gerekir. Oysa, anonim şirketlerde, zaman alıcı ve maliyet doğurucu bu işlemlerle uğraşmadan, olağan genel kurul toplantılarının çağrısız olarak yapılması mümkündür. Anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantısının çağrısız olarak yapılabilmesi için pay sahiplerinin tamamının toplantının çağrısız olarak yapılması konusunda anlaşması ve hiçbirinin toplantının çağrısız olarak yapılmasına itiraz etmemesi, ayrıca, pay sahiplerinin tamamının veya temsilcilerinin genel kurul toplantısına katılması ve toplantı süresince hazır bulunmaları gerekir. Eğer bu koşullar sağlanamazsa, olağan genel kurul toplantısı çağrısız olarak yapılamaz.
Ancak, çağrısız genel kurul imkanının, sadece çağrı prosedürün devre dışı bırakılması yönünde kolaylık sağladığı hatırdan çıkarılmamalıdır. Dolayısıyla, çağrısız olağan genel kurul toplantısı yaparken, TTK’nın ve Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin, çağrıya dair düzenlemeleri haricindeki emredici hükümlerine uyulmalıdır. Bu bağlamda, çağrısız olağan genel kurul toplantılarında gündemin ilgili düzenlemelere uygun biçimde belirlenip karara bağlanması, toplantıda bulunması gereken kişilerin ve belgelerin toplantı yerinde hazır olması, toplantıda Bakanlık temsilcisinin bulunması gerekiyorsa önceden temsilci talebinde bulunulması, kararlarının TTK’nın öngördüğü yetersayılar ile alınması, toplantı tutanağının düzenlenip genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi hususlarına da azami ölçüde dikkat edilmesi gerekir.
