TÜRKİYE NOTERLER BİRLİĞİ
GENEL YAZISI
Tarihi: 13.02.2013
Sayısı: 19
Konusu: Ticari defterlerin onaylanması sırasında yaşanan bazı tereddütler hakkında.
1) Ticaret sicili tasdiknamesinin, sadece ticari işletmeler ile ticaret şirketlerinin kuruluşu sırasında mı, yoksa izleyen faaliyet dönemlerinde ticari defterlerin açılış onaylarında da mı aranılacağı,
2) a) Pay defteri tutma zorunluluğu olan bir kısım şirket yetkililerinin, açılış onayı yapmak üzere noterliklere başvurduklarında, şirketlerinin pay defterinin olmadığını ve hiçbir şekilde bu defteri tutmadıklarını beyan ettikleri ve dolayısıyla kullanımına son verilecek bir defter ibraz edemedikleri belirtilerek, bu durumda, Tebliğ’in 13’üncü maddesinin altıncı fıkrasının ne şekilde uygulanacağı,
b) Açılış onayları yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı bilgisinin, ilgililerin beyanına göre mi, yoksa ibraz edilecek bir belge esas alınmak suretiyle mi yazılacağı,
3) 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinde sayılan ve noterlerce tasdik edilen defterlerin mahiyet ve adetlerinin ve bunların kime ait olduğunun en geç yedi gün içinde ilgili ticaret sicili memurluğuna bildirilmesine devam edilip edilmeyeceği,
hususlarında tereddüt doğması üzerine; konu, Yönetim Kurulunda görüşülmüş ve Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğünden görüş istenmesine karar verilmiştir.
1) Adı geçen Genel Müdürlükçe gönderilen ve Yönetim Kurulunun 11,02.2013 tarihli toplantısında görüşülen 23.01.2013 tarihli ve 465 sayılı cevabi yazıda;
Bilindiği üzere, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca Bakanlığımız ile Maliye Bakanlığınca müştereken çıkarılması öngörülen ve fiziki ortamda veya elektronik ortamda tutulan ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları hakkında düzenlemeler içeren “Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ” 19.12.2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
Tebliğ’in “Açılış onayı yapılacak defterler ve onay zamanı” başlıklı 13 üncü maddesinin birinci fıkrası, “Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur.” şeklindedir. Anılan düzenleme ile ticari işletmeler ve ticaret şirketlerinin ticari defterlerinin hem kuruluş sırasında hem de izleyen faaliyet dönemlerinde noter tarafından yapılan açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranması zorunlu kılınmaktadır.
Bu kapsamda, tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan defterlere ilişkin onay işlemlerinin Birliğiniz üyesi noterlerce yukarıda belirtilen Tebliğ hükümleri uyarınca yapılması hususunda bilgi ve gereğini rica ederim. denilmektedir.
Aynı toplantıda Yönetim Kurulumuzca;
2) Belirtilen Genel Müdürlüğün 23.01.2013 tarihli ve 473 sayılı cevabi yazısında:
a) Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 13 üncü maddesinin altıncı fıkrasında pay defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defterin kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edileceği hususu düzenlenmiştir. Pay defterinin sayfalarının bitmiş olması, pay defterinin zayi olması veya defterin fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen herhangi bir nedenle kullanılamaz hale gelmesi durumları pay defterinin yenilenmesi gereken hallerdendir.
Defterin daha önce hiç tutulmamış olması halinde, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir pay defteri oluşturmak suretiyle defter yeni tasdik ediliyormuş gibi açılış onayı yapılması gerekmektedir.
b) Ayrıca, Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 14 üncü maddesinin (e) bendi gereğince onayda yer alması gereken “Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarına ilişkin bilginin ilgililerin beyanına göre yazılmasının uygun olacağı değerlendirilmektedir. denilmesi nedeniyle,
Pay defteri açılış onayı yapılmak üzere noterliklere başvurulduğunda, pay defterinin olmadığının ve hiçbir şekilde bu defterin tutulmadığının beyan edilmesi ve dolayısıyla kullanımına son verilecek bir defter ibraz edilememesi halinde, ilgilinin ilk kez pay defteri tasdik edildiğine ilişkin beyanının alınması suretiyle onaylama işleminin yapılabileceğine,
Açılış onayları yapılacak defterin ilk sayfasına yazılacak Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı bilgisinin, buna ilişkin bir belge aranmadan, ilgilinin beyanına göre yazılmasına,
3) 23.01.2013 tarihli ve 472 sayılı cevabi yazısında da, noterlerce tasdik edilen defterlerin mahiyet ve adetleri ve bunların kime ait olduğunun ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilmesi uygulamasının devam ettirilmesinde bir mahzur bulunmadığının bildirilmesi nedeniyle, noterlerce tasdik edilen defterlerin Gelir İdaresi Başkanlığına bildirilmesi hususunda öngörülen süre içinde ilgili ticaret sicili müdürlüğüne de bildirimde bulunulmasının uygun olacağına, karar verilmiştir.
Bilgi edinilmesini rica ederim.
Saygılarımla,
Yunus TUTAR Başkan
(Beykoz 2. Noteri)